Hoy nos centramos en cómo crear un calendario de contenidos, una herramienta muy útil para mejorar la efectividad de tus actividades de marketing. Veremos cómo lo tienes que realizar y cuáles son las mejores prácticas y herramientas para ayudarte a mantenerlo al día.
Cómo crear un calendario de contenidos
Para crear un calendario de contenidos puedes usar cualquier tipo de herramienta, incluso una agenda en papel. Obviamente vamos a ir un poco más allá y sugerir diversas maneras de conseguirlos, junto con herramientas para ayudarte a tenerlos al día.
Lo explicaremos todo paso por paso. Pero antes de comenzar, conviene saber exactamente qué es el calendario de publicación y cómo puede beneficiarte en la estrategia de marketing.
¿Qué es un calendario de contenidos?
Un calendario de contenidos no es más que un documento, ya sea digital o físico que sirve como guía de publicación para el equipo de marketing. Mantener el calendario de contenidos nos ayuda a definir una estrategia concreta y abordar los temas o formatos de contenido que resulten más atractivos para nuestros usuarios, o para obtener los objetivos de visibilidad que nos hayamos planteado.
A la hora de crear un calendario de contenidos debemos incluir detalles como el tipo de contenido (por ejemplo un post en el blog o un envío de newsletter), los canales de distribución, la persona que se debe encargar de subir el contenido, el lugar donde se encuentra el archivo a publicar, etc. Todo lo organizaremos, a modo de agenda, según unas fechas de publicación acordes con nuestros objetivos y la inversión en tiempo o dinero que tengamos a nuestra disposición.
Beneficios de tener un calendario de contenidos
El calendario de contenidos ayudará a organizarnos de una manera más eficiente y permitirá enfocar nuestros esfuerzos para conseguir los objetivos que nos hayamos propuesto. Veamos ahora algunos de los beneficios más relevantes:
Mejora la organización y planificación del contenido
Como hemos dicho, la ventaja más directa de llevar nuestro calendario de contenidos consiste en facilitar la organización, no perder fechas importantes, no descuidar el blog o las redes sociales, saber qué miembro del equipo tiene cada responsabilidad, etc. Esta organización nos ayudará a conseguir obtener resultados en las actividades de marketing y acercarnos más a nuestros objetivos comerciales.
Asegura la consistencia en la publicación
Gracias a esta organización también conseguiremos mayor consistencia en la publicación, algo que es muy importante para mantener el interés de la audiencia, ya sea en las publicaciones en nuestro blog o en las contribuciones a las redes sociales. A la vez, esa consistencia ayudará también a mejorar la visibilidad del sitio o nuestro perfil social.
Facilita la colaboración dentro del equipo
Si hay varias personas trabajando a la vez para administrar un proyecto, mantener el calendario de contenidos facilitará la colaboración entre el equipo. Cada miembro sabrá cuál es su responsabilidad y las tareas que se espera de él a lo largo del tiempo. También conseguiremos reducir el riesgo de errores como despistes o duplicación de esfuerzos.
Permite un mejor seguimiento de resultados y ajustes
Gracias al calendario de contenidos podremos medir mejor los resultados que estamos obteniendo y analizarlos en función de los esfuerzos que estamos realizando. A la vista de estos datos podremos realizar mejor los ajustes necesarios para cumplir nuestros objetivos.
Ayuda a mantener el enfoque en los objetivos estratégicos
Gracias al calendario de contenidos seremos capaces de trazar mejor nuestra estrategia y asegurarnos de que las actividades de marketing estén alineadas con ella.
Preparación para crear tu calendario de contenidos
Antes de abordar la creación del calendario de contenidos en sí vamos a ver cuáles son los pasos necesarios para prepararnos, y asegurarnos así que los objetivos de la empresa se vean representados en él.
Definir los objetivos de tu contenido
El primer paso para preparar nuestro calendario de contenidos consiste en definir los objetivos que queremos conseguir con la publicación de ese contenido. Algunas ideas podrían ser: aumentar la visibilidad de tu marca, generar más tráfico, mejorar la tasa de conversión, etc. Tener claros los objetivos nos ayudará además a saber cuáles son las métricas que necesitaremos analizar para entender si estamos o no consiguiendo los resultados esperados.
Identificar a tu audiencia objetivo
Otro paso fundamental para que nuestro calendario de publicación ayude realmente a conseguir los resultados deseados es identificar cuál es la audiencia a la que queremos dirigir este contenido, ya que tendremos que adaptarnos a sus intereses o costumbres.
Análisis de la competencia y tendencias del sector
Cómo paso adicional, sería bueno analizar también nuestra competencia para saber qué tipo de acciones están desarrollando, con qué frecuencia y cuáles parecen estar funcionando bien o mal. Aunque somos libres para decidir nuestras propias acciones y ajustarlas a nuestros objetivos o presupuesto, nos dará una información valiosa para comenzar. Otro detalle importante consiste en analizar las tendencias del sector, de modo que puedas crear un contenido relevante para el mercado al que te diriges.
Herramientas para crear un calendario de contenidos
Aunque en la práctica puedes crear un calendario de contenidos con una simple libreta y un lápiz, siempre está bien apoyarse en herramientas que nos faciliten la labor o el trabajo en equipo. Ahora vamos a ver cuáles son las más útiles.
Herramientas gratuitas vs. herramientas de pago
Como casi siempre, encontraremos tanto herramientas gratuitas como herramientas de pago. Antes de nada, es importante decir que para empezar realmente no necesitas desembolsar dinero, ya que algunas soluciones como Google Sheets, son excelentes incluso para trabajar en equipo.
Uso de Google Sheets para un calendario básico
Google Sheets, una de las utilidades de Google Drive, es una opción útil para comenzar tu calendario de contenidos que resultará sencilla y fácil de mantener. Incluso es ideal para trabajo en equipo, ya que puedes compartir los documentos con cualquier persona y todos los pueden editar.
En el documento de Google Sheets puedes organizarte localizando cada mes en una hoja distinta. Luego, para cada mes, tendrás que crear una tabla incluyendo todos los datos necesarios para definir cada publicación.
Plataformas especializadas como Trello, Asana, o Airtable
Hay algunas aplicaciones especializadas en organización de proyectos y la creación de tableros, como Trello o Asana, que si bien no están pensadas específicamente para un calendario de contenidos te puede servir perfectamente para la labor. Estas herramientas tienen opciones gratuitas con funcionalidad limitada que pueden ser más que suficientes para tu equipo.
En el caso de Airtable consigues una herramienta más versátil que combina funcionalidades y flujos configurables, que pueden venirte bien para personalizar los procesos de publicación.
Paso a paso para crear un calendario de contenidos
Vamos a entrar ya en la parte más práctica de este artículo especificando paso por paso qué es lo que tienes que hacer para crear un calendario de contenidos.
1. Determinar la frecuencia de publicación
Te recomendamos comenzar determinando la frecuencia de publicación de los contenidos. Dependiendo de tus objetivos o los recursos disponibles podrá ser mayor o menor. Incluso tendrás que analizar qué frecuencia debes o quieres aplicar dependiendo del canal o canales donde el contenido deba publicarse.
Continuaremos luego realizando una selección de los tipos de contenido que queremos publicar y que estarán alineados en función de los objetivos de tu estrategia de comunicación. Entre otros podremos escoger posts en el blog, contribuciones en redes sociales, vídeos en YouTube, etc. Por supuesto, estos contenidos deben seleccionarse en función de los intereses de tu audiencia y los productos o servicios que quieras promocionar.
3. Planificar las fechas clave y eventos importantes
El tercer paso consiste en estudiar cuáles son las fechas clave y los eventos importantes en el sector donde nos encontremos, ya que es muy probable que necesitemos aplicar una mayor frecuencia de publicación durante determinados días. Por ejemplo, en un comercio electrónico puede tener sentido aumentar la frecuencia de publicación cerca de fechas como la navidad o Black Friday. En una tienda de papelería puede ser interesante la «vuelta al cole», etc.
4. Asignación de temas y palabras clave
Cuando ya tengamos una idea clara sobre las fechas de las publicaciones y los tipos de contenido que queremos desarrollar, resultará también especialmente importante establecer los temas que debemos tratar.
Además aquí puede ser interesante tomar estas decisiones en conjunto con nuestros compañeros dedicados al posicionamiento en buscadores, de modo que se ocupen aquellas palabras clave que resulten importantes para aumentar la visibilidad y el SEO de nuestro sitio web.
5. Distribución de las responsabilidades en el equipo
Por último, en los casos en los que estemos trabajando en equipo, será importante también hacer una correcta distribución de las responsabilidades de cada miembro. De esta manera nos aseguraremos que el trabajo salga adelante y fluya sin problemas en los plazos previstos.
Cómo optimizar tu calendario de contenidos
Para que tu calendario de contenidos sea efectivo y cumpla los objetivos propuestos, vamos a explicar una serie de consejos con los que podrás optimizarlo.
Integración de SEO en la planificación de contenidos
Con nuestras publicaciones en el blog o las redes sociales, uno de los objetivos más frecuentes es aumentar la visibilidad de nuestros productos o servicios en internet. Por este motivo te recomendamos que los esfuerzos del equipo de contenidos estén alineados también con los propuestos por el equipo de SEO, de modo que maximices los beneficios de tus esfuerzos en la publicación.
Adaptación del contenido a diferentes plataformas
Piensa en cada plataforma de publicación de contenido por separado e intenta que el contenido esté correctamente adaptado a ella.
Flexibilidad para ajustar el calendario según los resultados
Ajusta el calendario de contenidos según los resultados que estés obteniendo sobre la marcha. Es importante tener plazos y fechas definidas, pero también la suficiente flexibilidad para conseguir mejorar los resultados a medida que vas adquiriendo experiencia.
Revisión y análisis periódico del rendimiento del contenido
Establece fechas en las que realices una tarea de revisión del contenido. En esta actividad tendrás que analizar el rendimiento de tus publicaciones y tratar de ajustar el calendario (frecuencias, temas, etc.) para reflejar tus conclusiones.
Consejos para mantener tu calendario de contenidos actualizado
Tan importante como hacer el calendario es mantenerlo al día, lo que incluye haber realizado las actividades señaladas en él y tener una planificación suficiente para las próximas fechas. Vamos a ver cómo facilitar esta labor.
Establecer un proceso de revisión regular
Como vimos en el último punto de nuestros consejos de optimización, es importante realizar una revisión regular del calendario de contenidos. Además de asegurarnos que contiene una planificación suficiente para las próximas fechas, debemos verificar que está siendo respetado y que los resultados están alineados con los esfuerzos que venimos realizando.
Comunicación continua con el equipo de contenidos
Mantén la comunicación activa con los distintos equipos de trabajo que deben colaborar en la realización del calendario de publicación, tanto las personas que lo planifican como aquellas personas que están encargadas de llevar a cabo las publicaciones, incluso con otros departamentos de la empresa como el equipo dedicado al SEO o la dirección.
Uso de recordatorios y notificaciones automáticas
Para ayudarte a llevar al día el calendario de contenidos, y evitar descuidos o fallos en la planificación, te recomendamos planificar recordatorios y notificaciones automáticas en plataformas como Google calendar, o cualquier otra que utilices de manera habitual en tu empresa.Todos estos consejos estamos seguros que servirán para cuidar tu calendario de publicaciones, mejorar el rendimiento de tus acciones marketing y acercarte más a tus objetivos, mejorando también aspectos vitales como el SEO y la fidelización de tus clientes.