Los stakeholders son todas las personas u organizaciones que tienen influencia en un proyecto. Pueden ser proyectos de cualquier tipo pero en nuestra profesión nos referimos más bien a los proyectos de desarrollo de software o a los proyectos de sitios web. Entender a los stakeholders y atender sus necesidades es muy importante para conseguir llegar al éxito de los proyectos y, para ello, una excelente herramienta es el Stakeholders Mapping.
¿Qué es el Stakeholders Mapping?
El Stakeholders Mapping es una herramienta de gestión utilizada para identificar, clasificar y analizar a las partes interesadas en un proyecto (los stakeholders), ya sean empresas, organizaciones o personal individual.
Gracias al Stakeholders Mapping podrás entender la influencia y el interés de cada participante y te ayudará a tomar las decisiones y optimizar la comunicación con ellos.
Diferencias entre stakeholders internos y externos
Un aspecto que debemos diferenciar antes de entrar en mayores detalles son los stakeholders internos y externos.
- Stakeholders Internos: Son las personas interesadas en un proyecto que forman parte de la organización que lo encarga, como empleados o directivos.
- Stakeholders Externos: Son otro tipo de interesados en el proyecto pero que no forman parte del núcleo de la empresa que lo solicita, pero que sus expectativas y necesidades pueden influir en el desarrollo del proyecto. Por ejemplo serían los usuarios que puedan llegar a utilizar las aplicaciones sin ser parte de la empresa. Puede incluir de un modo más amplio otras empresas y organismos como proveedores, medios de comunicación, competidores, organismos gubernamentales, etc.
Beneficios de realizar un Stakeholders Mapping
Vamos a ver por qué deberíamos hacer un Stakeholders Mapping, destacando los principales beneficios.
Mejor comunicación y alineación de objetivos
Todo comienza por una mejor comunicación con los interesados en el proyecto, a lo largo de los diferentes grupos de interés. Gracias a ello conseguiremos que todos tengan una mejor alineación con los objetivos del proyecto.
Optimización de la toma de decisiones
El Stakeholders Mapping nos ofrece un mejor conocimiento del nivel de influencia y necesidades de cada stakeholder. Esto nos puede ayudar a tomar decisiones más informadas y acertadas. Con ello estaremos reduciendo las dudas a la hora de desarrollar y los conflictos que pueda haber entre los intereses de los grupos.
Identificación de riesgos y oportunidades
Mediante el análisis de stakeholders mapping podemos prever posibles riesgos del proyecto y con ello podemos anticiparnos y mitigarlos en la medida de lo posible. También nos permitirá detectar oportunidades de colaboración y mejora del proyecto.
Mejora en la gestión de conflictos
Finalmente, comprender las expectativas y preocupaciones de cada grupo de stakeholders nos permitirá prevenir y resolver conflictos que puedan encontrarse en el desarrollo del proyecto. Esto permitirá que tengamos menores problemas en el desarrollo o que los podamos resolver de una manera más óptima para todos.
Pasos para crear un Stakeholders Mapping efectivo
Ahora vamos a centrarnos de una manera más práctica en los pasos que deberías realizar para poder crear un Stakeholders Mapping que te ayude a obtener todos los beneficios que acabamos de señalar.
1. Identificación de los stakeholders clave
El primer paso consiste en crear la lista de todas las personas o grupos que pueden tener interés en el proyecto de desarrollo que estamos llevando a cabo. Ya sabes, esto incluye tanto stakeholders internos como externos. Tenemos además que entender su grado de interés y la influencia que pueden ejercer sobre el proyecto.
2. Clasificación y categorización según su influencia e interés
Una vez que tenemos claro qué grupos de stakeholders existen, los clasificaremos en función del grado de influencia que tengan sobre el proyecto o sobre los intereses que presenten. Esto nos permitirá tener un conocimiento más global de los niveles de poder y las expectativas de cada grupo. Con ello podemos priorizar esfuerzos en la gestión del proyecto que realmente satisfagan a los distintos grupos de una manera optimizada.
3. Análisis de expectativas y necesidades
Otro punto que debemos prestar atención es el análisis de las expectativas y necesidades de cada grupo de stakeholders. Debemos saber de manera fiel qué espera cada stakeholder y cuáles son sus necesidades. Ello nos permitirá definir mejor las estrategias de comunicación y colaboración.
4. Desarrollo de estrategias de comunicación y gestión
Con todos los puntos anteriores claros podemos ahora definir unas estrategias de comunicación, con las acciones específicas para poder interactuar con cada grupo de stakeholders.
5. Monitorización y actualización del mapa de stakeholders
Debemos tener en cuenta que, a lo largo del desarrollo del proyecto, los distintos stakeholders pueden sufrir cambios o pueden evolucionar sus necesidades. Es por ello que este mapa de stakeholders se debería revisar periódicamente, para poder ajustarlo a la realidad actual.
Herramientas y metodologías para el Stakeholders Mapping
Existen algunas herramientas y procedimientos establecidos para gestionar mejor el Stakeholders Mapping. Las vamos a resumir ahora.
Matriz de poder e interés
Esta es una herramienta visual para poder clasificar mejor los stakeholders, en función de dos varemos:
- El poder que tienen sobre el proyecto
- El grado de interés o implicación.
Para realizarlo tendremos una matriz dividida en cuatro cuadrantes, donde ubicamos cada grupo de stakeholders, según mayor o menor poder / interés.
Esta herramienta ayuda a ubicar los stakeholders y a saber qué prioridades son más importantes de atender, lo que nos permite anticiparnos ante las demandas importantes y resolver posibles conflictos.
Análisis de stakeholders en diagrama de Venn
Este tipo de diagrama ayuda a representar visualmente las relaciones entre los distintos grupos de interés de un proyecto. Para realizarlo se crean círculos que representan diferentes grupos de stakeholders. Las intersecciones entre los círculos muestran los aspectos compartidos entre ellos, mientras que las áreas separadas reflejan sus particularidades individuales.
El diagrama nos ayuda a visualizar mejor cómo se superponen los intereses y roles de los diferentes stakeholders, identificando posibles áreas en común o incluso los conflictos que pueda haber entre los intereses.
Uso de software y plataformas especializadas
En el área de herramientas te recomendamos evaluar una específica para este propósito: StakeholderMap, u otras de gestión de proyectos como las herramientas de Atlassian, Mural, Miro o Lucidchart.
Consejos para mejorar la gestión de stakeholders
Ya para acabar vamos a ver algunos consejos que te ayudarán a gestionar mejor los stakeholders de tu proyecto.
Cómo establecer relaciones efectivas con cada stakeholder
Tener una buena relación con los stakeholders es fundamental para el éxito de los proyectos de desarrollo. Además de identificarlos y mapearlos; debes desarrollar estrategias que permitan mejorar su confianza y fomentar la colaboración.
Para conseguir este objetivo debes conocer a los stakeholders y comprender sus intereses. A partir de ahí debes adaptar tu comunicación para que sea adecuada según su perfil y construir poco a poco la confianza mediante un proceso de transparencia y compromiso.
En este punto también es importante mantener una comunicación constante en los canales adecuados para cada grupo de stakeholders. Con ello podemos mantenerles informados, solicitar aquellas informaciones que nosotros necesitemos y resolver posibles problemas que se puedan presentar.
Estrategias para gestionar stakeholders difíciles
Nuestras clasificaciones de stakeholders también deben identificar aquellos que son más difíciles. Esto quiere decir, los stakeholders con alta influencia en el proyecto pero que presentan una baja cooperación.
En este caso debemos saber identificar sus motivaciones y los puntos hacen que tengan un conflicto con el enfoque del proyecto. De este modo podemos ayudar a mitigar esas fricciones, presentando puntos en común que pueden también traerles beneficios a ellos.
Con el tiempo debemos conseguir construir la confianza por medio de negociación y mediación en los conflictos, así como encontrar los puntos adecuados para generar acuerdos.
Importancia del feedback y la transparencia en la comunicación
Finalmente, aunque esto lo hemos ido remarcando a lo largo de todo este post, es importante mantener un feedback activo con todos los stakeholders. Esto quiere decir que la comunicación debe ser constante, pero no solo eso, debe ser transparente y abierta. Todo ello debe fortalecer las relaciones con los stakeholders y ayudar a cubrir mejor sus expectativas.