¿Qué es n8n y en qué se diferencia de otras herramientas de automatización?

Las herramientas de automatización nos permiten definir y configurar flujos de trabajo con aplicaciones y servicios. Con ellos puedes ahorrar mucho tiempo, evitando trabajos repetitivos y manuales. En el mercado existen varias alternativas como Zapier, Make o IFTTT pero n8n es diferente, ya que la puedes descargar y usar en tus equipos de manera gratuita, permitiendo un control más minucioso y la eliminación de barreras económicas.

¿Qué es n8n?

n8n es una herramienta de automatización de flujos de trabajo cuyo código podemos encontrar en GitHub bajo una licencia fair code, que luego explicaremos mejor.

Básicamente esta aplicación permite conectar diferentes servicios entre sí de una manera rápida y sencilla, muchas veces sin necesidad de escribir código, o al menos simplificando mucho el proceso.

Esta herramienta está orientada principalmente a desarrolladores, ya que requiere algunos conocimientos técnicos para instalarla o configurarla. Aunque también existe la posibilidad de usarla desde los propios servidores de n8n, pagando por el uso que realicemos.

¿Para qué sirve n8n?

Como hemos dicho, n8n está pensado para simplificar y automatizar tareas repetitivas, programando las automatizaciones de una manera sencilla y visual. Esto nos puede servir para integrar distintas herramientas y servicios, creando procesos personalizados, compartiendo datos y evitando tareas repetitivas.

Automatizar flujos de trabajo entre diferentes aplicaciones

Con n8n puedes conectar servicios de lo más variado. Algunos de los más clásicos serían Google Workspace (Docs, Sheets…), Notion, GitHub, Slack o APi en general.

Estos servicios pueden conectarse mediante variados disparadores, por ejemplo con una planificación por intervalos de tiempo personalizados o mediante hooks, con los cuales n8n es capaz de escuchar y reaccionar a distintos eventos y sincronizar la información o realizar otras acciones.

Conectar APIs sin necesidad de programación avanzada

n8n tiene soporte para la realización de llamadas HTTP y autenticación. Por tanto, es posible usarlo para conectar APIs externas de una manera sencilla y flexible.

Gestionar tareas repetitivas de forma visual y eficiente

Lo más importante es que nos permite gestionar tareas repetitivas, evitando tener que hacer a mano una y otra vez determinados procesos. Todo ello desde un panel visual que nos permite la configuración con acciones de arrastrar y soltar.

Integrar servicios en la nube con herramientas locales

También te puede servir para integrar servicios en la nube con aplicaciones que puedes tener en un ordenador local o los servidores de tu oficina, lo que abre nuevas posibilidades en relación a herramientas de automatización más tradicionales.

Crear automatizaciones personalizadas con lógica condicional

A la hora de definir los procesos también puedes crear cualquier cantidad de lógica usando el lenguaje JavaScript (plataforma Node.js). Esto está genial porque te ofrece un nivel de control que no dispones en otras herramientas de automatización en la nube.

Características clave de n8n

Aunque ya hemos adelantado algunas características en los párrafos anteriores vamos a ver ahora lo más destacado de n8n.

Interfaz visual de arrastrar y soltar

Primero que cabe destacar es su editor visual, que permite construir los flujos de trabajo de una manera muy sencilla, muchas veces a golpe de clic, simplemente eligiendo los  nodos y realizando conexiones entre ellos.

Más de 300 integraciones con apps y servicios

Luego es muy destacable la cantidad de integraciones que ofrece de manera predeterminada, con las que no tenemos prácticamente ninguna necesidad de configuración compleja.

Ejecución local, en la nube o autohospedada

Además es importante la flexibilidad que aporta. Su versión community la podemos descargar y ejecutar en nuestro entorno local, lo que nos ahorra muchos costes y permite un control más profundo. Pero además, si quieres menos trabajo de configuración también puedes usarlo como servicio desde los propios servidores de n8n.

Soporte para Webhooks, API y funciones personalizadas

Para las integraciones n8n escucha los webhooks, que son como señales de eventos que podemos escuchar desde las plataformas y que nos permiten ejecutar código cuando se producen ciertas situaciones. Por ejemplo, cuando se hace un commit a una rama en GitHub podríamos enviar un mensaje por Slack.

Casos de uso comunes de n8n

Seguro que al leer las anteriores líneas ya tienes en mente algunas ideas prácticas para usar n8n. Las más tradicionales, a modo de ejemplo, podrían ser las siguientes.

Automatización de marketing y CRM

Puedes usar n8n para realizar acciones de automatización en el área de la atención al cliente. Por ejemplo, enviando correos de bienvenida, actualizando y sincronizando las listas de contactos de un CRM o la información de un cliente a raíz de los datos que ha escrito en un formulario.

Gestión de datos y sincronización entre plataformas

También es muy útil cuando tienes diversas aplicaciones y quieres que compartan datos. Por ejemplo cuando una base de datos se actualiza quieres que cierta información se traslade a una hoja de cálculo, o cuando se paga un producto necesitas que se almacene un registro en un programa de gestión.

Monitorización de sistemas y alertas automatizadas

También podríamos usar n8n para monitorizar aplicaciones y recibir alertas automatizadas cuando ocurran cosas que nos resultan importantes. Incluso podemos integrarlo con herramientas de monitorización que ya estemos usando actualmente.

Envío de notificaciones por correo, Slack o Telegram

Otra cuestión relevante es la posibilidad de usar programas de mensajería para poder enviar avisos cuando se hayan producido ciertas acciones. Por ejemplo puedes automatizar el envío de mensajes por email o por Slack, entre otros.

Ventajas de usar n8n frente a otras plataformas de automatización

Existen muchas plataformas de automatización, pero n8n es diferente por su enfoque abierto, su versión community  y la posibilidad de escribir código.

Modelo open source con control total sobre los datos

n8n no es exactamente código abierto, ya que su enfoque es más bien el fair code. Esto quiere decir que, aunque su código esté en GitHub no puedes usarlo para cualquier cosa.  La licencia, por tanto, puede permitir usarlo para determinadas tareas pero no otras, para las cuales requeriría realizar el pago por uso.

En todo caso, la versión community la encuentras en GitHub y con ella tienes toda la flexibilidad de configuración, además de permitir mantener un control absoluto sobre tus datos.

Instalación local o en servidor propio sin costes obligatorios

La versión Community de n8n puede instalarse de forma gratuita en tus propios servidores. Eso hace que no tengas que pagar por las automatizaciones, sea cual sea el número de flujos activos que tengas o la cantidad de veces que se ejecuten diariamente.

Gran flexibilidad para crear flujos complejos

Otra de las cosas que la diferencian de otras plataformas es que no tienes problemas de aplicación de lógica. Por medio de código puedes hacer cualquier cosa y reaccionar de innumerables maneras ante los eventos.

Comunidad activa y en crecimiento constante

Por el hecho de que n8n es una herramienta abierta dispone de una buena comunidad. De este modo encontraremos fácilmente tutoriales y ejemplos de automatizaciones con las que resolver necesidades recurrentes, o problemas que podamos encontrar.

Integración con más de 200 servicios y aplicaciones

Existen muchas integraciones ya preparadas, pero además n8n cubre muchos otros servicios gracias a la posibilidad de conectar por HTTP con cualquier API REST. Esto hace que lo puedas usar de manera mucho más variada que otras herramientas más tradicionales.

Posibilidad de usar funciones de JavaScript en los nodos

Como hemos dicho ya, puedes incluir lógica personalizada directamente en los nodos (las aplicaciones que conectas). Para ello usas el lenguaje JavaScript, lo que resulta sencillo para los desarrolladores que trabajamos en el mundo de la web.

Interfaz intuitiva y visual para usuarios técnicos y no técnicos

Es verdad que n8n está más orientado a desarrolladores que otras herramientas de automatización. Sin embargo, sigue teniendo una interfaz visual que permite crear workflows mediante interfaz gráfica, lo que hace que en la práctica pueda usarse también por personas con un perfil menos técnico.

¿Cómo instalar y empezar a usar n8n?

Si piensas comenzar a usar n8n puedes hacerlo de dos modos. Primero contratando el servicio en los propios servidores de n8n, pagando una cuota por uso y, segundo, instalando el software en tus servidores. Vamos a ver los pasos para esta última opción, aunque ya avisamos que requiere ciertos conocimientos técnicos.

Instalación en local con Docker o npm

En la página de documentación de n8n recomiendan instalar la herramienta usando  Docker. Para ver las instrucciones lo mejor es acceder a la página de instalación vía Docker, donde tienes un detalle completo de los comandos y configuraciones.

La otra alternativa es usar npm. Lo más típico sería instalarlo globalmente con el comando siguiente:

npm install n8n -g

Para luego usar el comando de ejecución:

n8n

Con esto podrás ver la URL donde funciona n8n y podrás abrirla en tu navegador para empezar a trabajar.

Crear tu primer workflow automatizado

Una vez instalado n8n puedes acceder al panel desde donde creas y configuras las automatizaciones. Dentro de este panel de control necesitas hacer algunas acciones, que en resumen son:

1. Comenzar un flujo nuevo añadiendo un disparador del workflow, que puede ser por ejemplo un webhook o una planificación cron, un envío de formulario, etc.

2. Luego tenemos que conectar una acción al nodo, que es lo que quieres realizar cuando el nodo se resuelva. Las acciones pueden ser cosas diversas como enviar un email o hacer una llamada HTTP a un API REST. Encontrarás numerosos tipos de acciones bien clasificados, siendo esta una de las principales características de esta herramienta. Dependiendo del tipo de acción tendrás que suministrar configuraciones específicas. Por ejemplo, en la acción de ejecutar un código JavaScript tendrías que indicar qué código se debe poner en marcha al producirse el workflow. Por último puedes poner en marcha el workflow para verificar su funcionamiento y finalmente lo puedes guardar con el botón de «Save» de la parte de arriba de la página.

Consejos para principiantes: nodos, activadores y expresiones

Esta herramienta es bastante sencilla pero a la vez es muy sofisticada ya que permite muchos tipos de acciones y personalizaciones. Lo que nos debe quedar claro para poder comenzar a usarla son una serie de conceptos básicos.

• Nodos: Son cada uno de los pasos del flujo. Pueden ser una acción (como una llamada a un API) o un procesador de datos ejecutando un código.
• Activadores: También llamados triggers o disparadores, son los eventos que inician un workflow.
• Expresiones: Son accesos a datos que están dentro de los flujos y que nos permiten personalizar las acciones de automatización. Existen muchas expresiones que te recomendamos leer en la documentación.

¿Es n8n una alternativa open source a Zapier o Make?

n8n ha experimentado un fuerte crecimiento justamente por plantearse como una alternativa open source a servicios comerciales como Zapier o Make, entre otros.

Esto es genial porque este tipo de servicios tiene un coste por uso que a veces resulta un poco caro, dependiendo del uso que pretendamos dar. Así que se plantea como una alternativa muy interesante, sobre todo para flujos personales o automatizaciones de empresas que disponen de menos recursos.

Pero, además, es también muy interesante el hecho de poder controlar nosotros mismos los flujos y sus datos, incluso personalizarlos a partir de código.

Comparativa de precios y licencias entre n8n, Zapier y Make

La comparativa entre otros servicios como Zapier o Make se puede plantear en tres grandes puntos:

• Coste: n8n es gratuito (al menos la versión community auto-hospedada. Sin embargo otros servicios similares tienen siempre un coste.
• Licencia fair-code: Al ser n8n de código abierto (no es una licencia absolutamente libre pero al menos sí nos permite disponer gratuitamente el programa) nos permite controlar minuciosamente los procesos y los datos. Otras herramientas son solamente comerciales y no podemos instalarlas en nuestros servidores.
• Lógica: Zapier permite una lógica muy limitada y aunque Make ofrece más potencia en este aspecto no llega a ser tan avanzada como en n8n, donde podemos escribir cualquier tipo de código.

Nivel de personalización en flujos de trabajo

En este punto tenemos que destacar las ventajas de Zapier y Make para usuarios básicos, ya que priorizan la simplicidad y facilidad de configuración.

Por su parte, n8n está pensado para usuarios más avanzados, que tengan unos conocimientos técnicos. La parte buena es que nos permite personalizar mucho más los flujos de trabajo.

Ventajas de alojar tu propia solución de automatización

Si te decides a usar n8n las ventajas son básicamente la mayor capacidad de personalización junto con el control de la infraestructura y la reducción de costes por el uso de la herramienta. Por tanto, es una solución que te aporta muchas ventajas tanto a corto como a largo plazo.

Casos en los que n8n supera a plataformas comerciales

Sobre todo n8n es ideal si tienes mucho volumen de ejecución de flujos, ya que en estos casos usar un servicio como Zapier puede hacerse muy caro.

Pero también es muy relevante la posibilidad de personalizar los flujos de una manera más detallada, lo que lo hace especialmente valioso para personas que tienen un nivel técnico, al menos medio, de desarrollo.

Limitaciones a tener en cuenta antes de migrar a n8n

Lo más complejo de migrar a n8n puede ser la curva de aprendizaje, sobre todo si no tienes experiencia técnica en el desarrollo para la web. Si fuera así es mejor que consultes con alguna persona que te pueda ayudar en la integración.

Además ten en cuenta que no todas las funcionalidades están disponibles en la versión community, así que es posible que lo que quieras hacer no sea posible y tengas que mantener el servicio de pago en alguna otra plataforma de automatización.